Self Storage Solutions for Business Documents at Low Cost

Self Storage Solutions for Business Documents at Low Cost

When your office space is running out of room for your tax, payroll, and other business paperwork you must seek out an alternative self storage option. However, there are legal requirements to consider when choosing where and what to store.

De nombreux services spécialisés de stockage de documents organisent tout pour vous, mais comportent aussi des frais élevés. Il est donc difficile de trouver un espace de stockage de documents d’affaires à faible coût qui soit raisonnable pour vous et votre entreprise.

Aujourd’hui, les petites et moyennes entreprises choisissent de plus en plus fréquemment l’entreposage libre-service pour protéger leurs dossiers commerciaux. Ainsi, l’entreposage libre-service répond aux exigences légales pour stocker des informations sensibles de l’entreprise pour les années à venir.

Exigences légales pour le stockage des fichiers d’entreprise

Les exigences légales pour stocker diverses informations commerciales varient selon le pays, la province et l’état. Cependant, en Amérique du Nord, l’entreposage libre-service est une option acceptable pour l’information de logement comme les documents fiscaux, la paie, les dossiers des employés et les états financiers.

Combien de temps faut-il conserver des dossiers d’entreprise aux États-Unis?

Selon FreshBooks, l’IRS exige que les entreprises conservent leurs déclarations de revenus d’entreprise pendant au moins trois ans à compter du dépôt de la déclaration. Cependant, la plupart des comptables suggèrent de conserver des documents pendant sept ans en cas de circonstances particulières.

L’IRS recommande également que les dossiers de paie et de taxes des employés soient conservés pendant quatre ans. Par contre, des états financiers annuels détaillés et des informations sur les employés devraient être conservés pendant sept ans.

Combien de temps faut-il conserver les dossiers d’entreprise au Canada?

In Canada, the CRA requires businesses to keep tax records for at least six years after the end of the taxation year. These records include:

• Income records – invoices, receipts, and sales documentation
• Expense records – bills, receipts, and proof of business purchases
• Property records – documents related to owned or leased assets
• Employee information – payroll records, T4 slips, and employment contracts
• Other important paperwork – bank statements, tax filings, and supporting documents

Alternatives aux services de stockage de documents pour stocker des documents d’affaires

Lorsque les entreprises ont besoin d’espace de stockage pour la paperasse, la plupart se tournent vers des services de stockage de documents classiques. Ces services ont un coût élevé. Et c’est déjà assez difficile de gérer les finances de l’entreprise. C’est là que l’entreposage libre-service a aidé de nombreux propriétaires d’entreprises avant vous pour l’entreposage d’inventaire ainsi que pour le stockage de documents et de documents.

L’entreposage libre-service est une alternative peu coûteuse à Iron Mountain et Blue Pencil

À partir d’une moyenne de moins de 100 $ par mois, les propriétaires d’entreprise peuvent entreposer leurs documents fiscaux dans un environnement simple et autogéré.

Climate-controlled storage units are a must for controlling temperature, particularly useful for paper materials which can spoil over time due to high temperatures.

Cette option de rangement est parfaite pour les micro, petites et moyennes entreprises à la recherche d’un espace abordable pour conserver des documents d’affaires.

Comme Mini Mall Storage compte plus de 100 emplacements à travers les États-Unis et le Canada, même les grandes entreprises nationales, qui recherchent du stockage dans divers endroits, peuvent faire confiance à Mini Mall Storage pour leurs besoins d’entreposage professionnel.

Comment entreposer des documents d’affaires dans l’entreposage libre-service

Comme le prix est plus bas, l’entreposage libre-service pour documents d’affaires est autogéré. Cela signifie que vous devrez vous préparer à stocker ces documents de la meilleure façon possible.

Il est recommandé d’utiliser des étagères d’entrepôt en libre-service pour garder les documents importants hors du sol en cas d’inondation inattendue.

Il est aussi recommandé d’étiqueter et de coder vos documents pour un accès facile lorsque vous devez présenter quelque chose de précis.

Independent businesses also choose self-storage for inventory storage when they operate out of their home or a small office space. Start by purging what you no longer need, and organize your inventory in an accessible, drive-up storage unit.

Comment votre entreprise peut devenir sans papier

Bien que vous deviez conserver des dossiers fiscaux papier pendant plusieurs années, passer au numérique sans papier pourrait être la meilleure option pour votre entreprise. Il peut falloir un certain temps pour devenir complètement sans papier, mais commencer dès aujourd’hui aidera vos problèmes d’espace organisationnel pour l’avenir.

Un bureau sans papier est le concept de réduire la quantité de papier utilisée dans une entreprise. À la place, les documents fiscaux et autres informations importantes de l’entreprise peuvent être consultés numériquement et stockés pour être conservés localement sur un serveur sécurisé ou en utilisant la technologie infonuagique.

Combien coûte pour votre entreprise de devenir sans papier?

Typiquement, la location d’un serveur peut coûter entre 100 $ et 300 $ par mois. Mais vous pouvez aussi envisager d’acheter le serveur de votre propre entreprise pour 1 000 $ à 3 000 $. Cependant, gérer son propre serveur coûte en moyenne 100 $ par mois.

Comparez ces prix au coût annuel d’une entreprise papier sans gestionnaire de dossiers, plus de 600 000 $ selon Records Nation, et passer au sans papier peut faire économiser de l’argent à votre entreprise chaque année.

Stocker des documents d’affaires sur un serveur vous fait aussi gagner de l’espace et du temps, simplifie le partage d’informations, augmente la sécurité et favorise des pratiques écologiques.

Dans tous les cas, si vous choisissez de passer au sans papier ou de rester fidèle à votre système de classement actuel, l’entreposage libre-service est l’option abordable pour garder vos documents d’entreprise en ordre à faible coût.

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